Informationen zum „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union vom 27. April 2016
Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gehört zu den Grundrechten der Europäischen Union. Dieses Dokument wurde erstellt, um detailliert darzustellen, wie ich mit den Daten unserer Kunden und Geschäftspartner umgehen. Ich habe dieses Dokument nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Es wird mindestens einmal im Jahr aktualisiert.
Kathrin Thöne
Eifelplatz 21
50677 Köln
E-Mail: info@seelen-begleiten.de
Tel: +49 (0)174 719 8079
Verantwortliche Ansprechpartnerin:
Kathrin Thöne
Aus Vereinfachungsgründen wurde in diesem Dokument die männliche Schreibweise gewählt. Selbstverständlich gelten alle Punkte für alle Geschlechter.
Zuständigkeit
Die Inhaberin steht für alle Fragen, die den Schutz personenbezogener Daten in ihrem Unternehmen betreffen, persönlich zur Verfügung.
Kontaktaufnahme
Sobald eine Kontaktaufnahme mit mir wegen einer möglichen Tätigkeit in einer beliebigen Form erfolgt, werden personenbezogene Daten aufgenommen und gespeichert.
Freiwilligkeit
Niemand ist verpflichtet, mir personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen.
Einwilligung
Wenn man mir personenbezogene Daten gibt, gehe ich davon aus, dass der Betroffene damit einverstanden sind, dass ich sie speichere.
Grund der Speicherung
Ich speichere nur Daten, die für die gewünschte Dienstleistung benötigt werden. Gerne erkläre ich bei Bedarf dazu Details in einem persönlichen Gespräch.
Newsletter
Art der Daten
Folgende personenbezogene Daten kann ich speichern:
a) Adresse und E-Mail-Adresse
b) Telefon- und/oder Handynummer
Richtigkeit
Ich achte darauf, dass alle Daten korrekt gespeichert werden. Sollte ein Fehler bemerkt werden, wird er unverzüglich korrigiert.
Auskunftsrecht
Auf Anfrage teile ich jedem Betroffenen mit, welche seiner personenbezogenen Daten bei mir gespeichert sind.
Ort der Speicherung
Ich speichere Daten auf meinem PC, auf meinem Smartphone und auf Papier.
Kopien der Daten
Von den Daten auf meinem PC werden regelmäßig Sicherheitskopien auf externen Speichermedien erstellt. Alle Kopien verbleiben ausschließlich in meinem Zugriff.
Automatisches Löschen der Daten
Ich speichere personenbezogene Daten nur im Rahmen der Erfordernisse der Zusammenarbeit mit meinen Kunden. Sollte eine Zusammenarbeit nicht zustande kommen, werden die Daten innerhalb eines Jahres gelöscht. Sollte eine Zusammenarbeit zustande kommen, lösche ich die entsprechenden Daten zehn Jahre nach Erledigung.
Außerordentliche Löschung
Falls jemand es wünscht, werden seine personenbezogenen Daten auf allen meinen Speichermedien unverzüglich gelöscht. Dabei werden die gesetzlichen Vorschriften beachtet.
Vorgehensweise beim Löschen
Das Löschen erfolgt auf den elektronischen Medien durch die vorgegebene Handhabung. Daten auf Papier werden mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 unbrauchbar gemacht.
Verzögerung beim Löschen von Kopien
Das Löschen von Daten auf elektronischen Sicherheitskopien kann sich aus technischen Gründen um maximal einen Monat verzögern.
Daten-Zugriff
Die Zugriffe auf alle Daten sind durch Passwörter geschützt.
Passwörter
Meine Passwörter sind nur mir bekannt. Sie sind mindestens zwölf Stellen lang, enthalten Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern. Sie werden monatlich verändert.
Automatisierte Verarbeitung
Ich nutze personenbezogene Daten ausschließlich in individuellen Situationen. Automatisierte Verarbeitung findet bei mir nicht statt.
Sicherheit in meinem Büro
Mein Büro befindet sich in meiner Privatwohnung. Es ist nicht möglich, gegen meinen Willen Einblick auf meine elektronischen Speichermedien zu nehmen. Daten auf Papier werden so verwahrt, dass niemand diese einsehen kann. Bei Abwesenheit wird meine Wohnung gegen unbefugtes Betreten gesichert.
Schutz vor Hacking
Auf den elektronischen Medien nutze ich die standardmäßigen Firewalls. Auf dem PC sind zusätzlich Virenschutzprogramme installiert. Updates werden regelmäßig kurzfristig durchgeführt.
Software
Ich benutze für die effektive Durchführung meiner Arbeit lediglich die Office-Programme von Microsoft, Version 2016. Ich achte darauf, neue Updates unverzüglich durchführen, um eine größtmögliche Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Versenden von E-Mails
Ich versende meine E-Mails stets verschlüsselt. Wenn ich gleichzeitig mehrere Empfänger anschreibe, werden diese alle in Blindkopie angeschrieben. Bevor ich eine Mail versende, prüfe ich mindestens zweimal, ob alle Empfänger-Adressen korrekt sind, um unerwünschte Sendungen zu vermeiden. Im Betreff werden keine personenbezogenen Daten genannt.
Telefonieren
Bei jedem Telefonat vergewissere ich mich zu Beginn, wer der Gesprächsteilnehmer ist. Ich sorge dafür, dass kein Unbefugter das Gespräch mithören oder aufzeichnen kann.
Soziale Netzwerke
Zum Austausch mit meinen Kunden sind soziale Netzwerke (Facebook, Instagram, WhatsApp) für mich unverzichtbar. Uns allen ist bewusst, dass dort die Nutzung der Daten von uns nicht umfassend kontrolliert werden kann. Es handelt sich bei den betroffenen personenbezogenen Daten jedoch ausschließlich um solche, die meine Kunden und ich nicht als besonders sensibel ansehen.
www.seelen-begleiten.de
Meine Homepage dient ausschließlich der Information über meine Angebote. Es besteht dort keine Möglichkeit, Daten einzugeben, die ich anschließend verarbeite oder speichere.
Surfen im Internet
Ich nutze das Internet, um für meine Arbeit erforderliche Informationen einzuholen. Dabei achte ich darauf, mich nur auf vertrauenswürdigen Seiten aufzuhalten.
Auftragsverarbeitung
Alle personenbezogenen Daten werden nur von mir benutzt und verarbeitet. Es findet keinerlei Auftragsverarbeitung statt.
Drittländer
Meine Daten verbleiben in Deutschland, dies gilt auch für mein Webhosting.
Ernennung eines Datenschutzbeauftragten
Ich verzichte bewusst darauf, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Für den Schutz aller personenbezogenen Daten fühle ich mich persönlich verantwortlich und stehe als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.
Umgang mit Datenpannen
Falls es innerhalb meines Unternehmens einen Fehler beim Umgang mit personenbezogenen Daten geben sollte, werde ich
a) unverzüglich einen Fachmann einbeziehen, um das Problem zu lösen
b) innerhalb von 24 Stunden den Betroffenen informieren
c) innerhalb von 72 Stunden die zuständige Aufsichtsbehörde informieren
d) den gesamten Vorgang dokumentieren
Information des Betroffenen
Im Falle einer Datenpanne informiere ich den Betroffenen innerhalb von 24 Stunden. Diese Information enthält folgende Angaben:
a) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenpanne
b) Details zu meinen Maßnahmen
Aufsichtsbehörde
Sollten Sie den Eindruck haben, dass ich mich im Umgang mit Ihren Daten nicht korrekt verhalten habe, können Sie das der zuständigen Aufsichtsbehörde melden:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 200 444
40102 Düsseldorf
Telefon 0211-38424-0
Fax 0211-38424-10
email: poststelle@ldi.nrw.de
Ich bitte ausdrücklich um KEINE Abmahnung ohne zunächst mit mir Rücksprache zu halten. Sollte ich in einem Punkt gegen Rechte Dritter verstoßen haben, schicken Sie mir bitte eine E-Mail (ohne Kostennote) an: info@seelen-begleiten.de. Ich werde umgehend die Beanstandung bearbeiten/entfernen. Zur Vermeidung von höheren (unnötigen) Schäden zeige ich an, dass ich keine Abmahnungen inklusive Gebühren akzeptiere.